Журнал регистрации как оформить

Как оформить журнал регистрации приказов

Обеспечьте невозможность подмены или изъятия страниц из журнала. Пронумеруйте и прошнуруйте листы книги. На последней странице поставьте сургучную или мастичную печать, предоставьте готовый шаблон для заверения начальнику отдела кадров или руководителю организации. Сделайте запись «В настоящем журнале регистрации пронумеровано, прошнуровано. скреплено печатью __ листов. Директор: __(подпись, расшифровка подписи). Дата:__ (число, месяц, год)».

Используйте утвержденную министерством форму журнала регистрации приказов или разработайте ее самостоятельно. Изготовьте обложку из плотного материала. В центре листа укажите наименование организации и название книги. Ниже обозначьте даты начала и окончания ведения журнала.

Журнал регистрации входящих документов

Справочную работу с помощью бумажного журнала проводить неэффективно. Чтобы получить информацию о нужном документе (например, узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще какой-то документ в организацию) надо последовательно изучить каждую страницу.

Даже если регистрация входящих документов будет проводиться в обычном файле формата doc или xls, то гораздо удобнее и быстрее станет возможным получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т.д.), используя функции «Найти» и «Фильтр».

Как оформить Журналы регистрации кадровых документов

  1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69,
  2. «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (прибывших в командировку)» утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н,
  3. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля» утвержден Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.
  1. Журнал должен быть прошит,
  2. Все листы от начала до конца должны быть пронумерованы,
  3. На задней обложке журнала нужно поместить заверительную надпись:
    «В журнале прошито и пронумеровано __ (прописью) листов.
    Директор (ИП) ___________ (И.О. Фамилия)».
  4. Надпись заверяется печатью организации.

Журнал регистрации входящих документов

Электронный способ предусматривает создание компьютерных файлов в программах с таким расширением как xls, doc, docx. Используя поиск необходимой информации, сортирование данных, установление фильтров по заданным параметрам можно моментально найти интересующую информацию. Электронный журнал не распечатывается на бумаге и не дублируется, но есть моменты, когда бумажный вариант необходим для проставления подписи исполнителя.

На предприятии со значительной штатной численностью работников ответственность за регистрацию документов несёт специальный отдел, а в организации, имеющей небольшой штат эта обязанность, распределяется на одного сотрудника — это может быть секретарь, референт или делопроизводитель. Если такой кадровой единицы нет, за которой закреплены данные обязанности, то руководитель вправе назначить ответственного, возлагая на него выполнение функций по ведению этого журнала.

Читать еще -->  Договоры найма жилого помещения образец

Реестр договоров

  • порядковый номер и номер записи регистрации
  • вид договора
  • сумма (цена) договора
  • стороны договора (наша организация и контрагент)
  • дата заключения (подписания)
  • срок действия (при наличии)
  • наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
  • статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
  • ответственный сотрудник
  • любые иные сведения (например, существенные условия)

Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.

Как оформить журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов, а также может указываться другая необходимая информация, в том числе в соответствии с законодательством, включая налог на добавленную стоимость. Определенной формулировки при перечислении средств на увеличение капитала не установлено. В приходном ордере и квитанции к нему в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Таким образом, платежку и приходник нужно заполнить так чтобы, было видно на что именно перечисляются деньги. Например, укажите: «Средства на увеличение уставного капитала ООО».

Формально ваш поставщик прав. То, что должно быть указано в поле «Назначение платежа» поручения, перечислено в Положении Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. В частности, там пишут наименование товара, номер и дату договора, товарных документов. Однако никаких санкций за нарушение этих правил нет. Все, чем вы рискуете, это то, что банк может не принять ваше поручение к исполнению. Но в вашей ситуации оплата уже прошла. Да и поставщик свои деньги получил. Значит, беспокоиться вам сейчас не о чем. Но если не хотите портить с ним отношения, лучше указывайте в платежке реквизиты договора.

Читать еще -->  Составить график работы сотрудников онлайн

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Журнал регистрации как оформить

Таким образом, документация для открытия пекарни будет включать следующее: 1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН) 2. Учредительный договор3. Устав4. Справка Госкомстата5. Выписка из Госреестра6. Приказ о назначении генерального директора7. Заверенное генеральным директором штатное расписание8. Положение (стандарт) организации по управлению охраной труда (с распределением обязанностей и ответственности по охране труда) 9. Приказ о назначении ответственного лица по охране труда или договор о привлечении специалиста, оказывающего услуги в области охраны труда10. Приказ руководителя об утверждении инструкций по охране труда11. Инструкции по охране труда12. Журнал учета инструкций по охране труда13. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда14. Документация по аттестации рабочих мест по условиям труда15. Программы обучения по охране труда, проводимого в организации (для руководителей/специалистов и работников) 16. График проведения проверки знаний по результатам обучения по охране труда в организации17. Свидетельство о постановке на учёт в ИФСН18. Выписка из ЕГРПО19. Договор аренды (субаренды) / свидетельство права собственности на помещение20. Согласованная в Управе книга жалоб21. Согласованная в управе контрольный журнал22. Заключение СЭС23. Уголок потребителя24. Согласованный с СЭС журнал производственно-технического контроля25. Санитарный паспорт объекта26. Медицинские книжки сотрудников27. Программа производственного контроля (ППК) 28. Приказ о назначении санитарных дней29. Санитарный журнал30. Журнал учёта дезинфицирующих средств31. Журнал учёта работ по дезинфекции систем вентиляции и кондиционирования воздуха32. Договор на проведение работ по дезинфекции, дезинсекции и дератизации33. Договор на вывоз и уничтожение твёрдых бытовых отходов (ТБО) 34. Договор на вывоз и уничтожение органического мусора35. Договор на утилизацию люминесцентных (энергосберегающих) ламп36. Сертификаты соответствия выпускаемой продукции37. Документы БТИ38. Зарегистрированная декларация пожарной безопасности39. Приказ о назначении ответственного лица, за противопожарную безопасность40. Приказ об утверждении правил по пожарной безопасности41. Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство42. Приказ о назначении ответственного за средства пожаротушения43. Удостоверение об обучении сотрудников, ответственных за безопасность44. Журнал инструктажа и программа обучения по пожарной безопасности45. Журнал учёта первичных средств пожаротушения46. Журнал учёта огнетушителей.

Как «закрывалось» ООО? Ликвидация? Реорганизация? Или просто слили на других собственников? Если ликвидация, то, чтобы не потерять клиентов, репутацию и избежать всяких законных и не законных разборок, необходимо перезаключить (переподписать) все договоры с клиентами (сообщить об этом клиентам по телефону, эл. почте и т. д.). Если Вы реорганизовали ООО, тогда по разделительному балансу от старого ООО к новому передавайте обязательства по договорам с клиентами (сообщить об этом клиентам также необходимо, только здесь это лучше сделать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении). Если слили на других лиц- тогда, как и в первом варианте — перезаключить договоры.

Читать еще -->  Прописка как выписать человека

Журнал регистрации доверенностей

Любой журнал представляет собой таблицу с графами. Для каждого регистрируемого документа отводится отдельная строка, которой присваивается порядковый номер, далее заполняются сведения о выписываемой доверенности по графам. Содержание граф может меняться в зависимости от нужд организации.

На самом деле ведение данного регистрационного журнала не является обязательным, однако позволяет организации оптимизировать свой документооборот. Так как журнал не является обязательным, то и типовой формы для него не разработано. Более того, вести его можно не только в рукописном бумажном виде, но и в электронном.

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.