Как вести документооборот секретарю

Что такое делопроизводство и документооборот

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается организационно-распорядительный документ, который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Как правильно вести документооборот

Исключение предусмотрено для организаций, реализующих товары, работы или услуги с применением ККМ. Документ, подтверждающий оприходование наличных денег в кассу организации (приходный кассовый ордер), разрешается оформлять в конце рабочего дня на основании кассовых чеков (п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Как правило, график документооборота составляется под руководством главного бухгалтера. Руководитель же утверждает график документооборота в составе учетной политики организации (п. 8 Положения по ведениюбухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.
Читать еще -->  Оставление места дтп наказание

Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт

Со сроком хранения
75 лет (ЭПК) — для
длительных
внутрироссийских и
зарубежных
командировок,
командировок для
работников с
тяжелыми, вредными
и опасными
условиями труда,
согласно п. 19 (2)
Перечня.
Со сроком хранения
5 лет — для
краткосрочных
внутрироссийских и
зарубежных
командировок,
согласно п. 19 (2)
Перечня

Составляя приказ о направлении работника в
командировку, необходимо помнить, что в
унифицированной форме подлежат заполнению все
строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в
приказе, можно лишить возможности юристов и
бухгалтеров организации доказать, что поездка
действительно являлась служебной командировкой, а
следовательно, обосновать правильность исчисления
отдельных налогов [1, с. 200]

Глава 1

Руководитель предприятия рассматривает входящий документ и с резолюцией, отражающей его решение и реальные сроки исполнения, направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководителю, в подборе дополнительных материалов: предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д. Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю предприятия.

Как организовать документооборот

  • в чем польза от централизованной системы документооборота:
  • как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
  • почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
  • что такое документопотоки.

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Читать еще -->  Предельный возраст на госслужбе

Как вести документооборот секретарю

На новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка. Пользователь может самостоятельно настроить внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа. Дополнительные поля можно как добавлять, так и удалять. Карточка документа может быть выведена на печать.

В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор.

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Всем помогу

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Читать еще -->  Основания признания безвестно отсутствующим

Как вести документооборот в салоне красоты: советы руководителю

Каждый клиент после обслуживания в салоне должен получить бланк отчетности или кассовый чек. Расчеты с клиентом за услугу или покупку осуществляются в такой последовательности: в первую очередь кассир принимает деньги, далее пробивает и выдает клиенту чек, а затем сдачу.

Документооборотом в салоне красоты называют перемещение документов с того момента, как они были получены или созданы, до сдачи их в дело либо отправки. Чтобы существенно повысить эффективность работы управленческого аппарата, достаточно правильно организовать документооборот в заведении.