Что должен уметь секретарь руководителя

Шпаргалка делопроизводителя

Секретарь сейчас действительно является правой рукой руководителя. Он должен знать все, что происходит в компании, уметь быстро найти любой документ и нужного человека, организовать совещание и вести протокол, планировать день руководителя, а нередко еще и совмещать работу в службе делопроизводства или в отделе кадров.

В нашем обществе распространено предвзятое мнение о должности секретаря руководителя и его обязанностях. Принято считать, что секретари не сильно утруждают себя работой. Но времена меняются, и с приходом века поголовной автоматизации и компьютеризации, а также внедрением систем электронного документооборота, увеличиваются требования и к должности секретаря.

Что должен уметь секретарь руководителя

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Хороший секретарь — половина начальника

Посетителю, вошедшему в приемную офиса, о многом расскажут слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, когда гость появляется в приемной, секретарю следует встать к нему на встречу и первому начать беседу. При этом в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам полезна?», «Чем я могу вам помочь?» Подобные фразы больше подойдут для обслуживающего персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.

Деловой имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (черные чулки приемлемы лишь в светской жизни), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, сапоги и босоножки в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют также, чтобы цвет обуви всегда был темнее юбки; совершенно исключены белые туфли.

Что должен уметь секретарь руководителя

  • осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
  • принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
  • принимать документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия;
  • подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
  • следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
  • организовать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
  • по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
  • выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
  • осуществлять контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
  • вести контрольно-регистрационную картотеку;
  • обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
  • печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных;
  • организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
  • копировать документы на персональном ксероксе.
Читать еще -->  Как определить срок исковой давности

Современный секретарь должен хорошо разбираться в информационных технологиях, психологии. Секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом, так как высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и уверенно вести беседу.

Что должен уметь секретарь руководителя

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.

В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

Что должен уметь секретарь руководителя

15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернете или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.

Конечно, необходимая квалификация приобретается с опытом, поэтому солидные предприятия, давая объявления о вакансии секретаря, нередко ограничивают возраст претендентов (например, не моложе 30–35 лет). Но здесь имеется другая опасность: может оказаться, что новую работницу, имеющую большой опыт, переучить сложнее, чем выучить “с нуля” 20-летнюю девочку.

Деловые и личные качества секретаря-референта

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика.

Читать еще -->  Действия договора купли продажи автомобиля

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Должностная инструкция СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

  1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
  2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
  3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению __________________________________________________.
  4. Секретарь руководителя должен знать:
    • 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
    • 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
    • 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
    • 4.4. Организацию делопроизводства.
    • 4.5. Методы оформления и обработки документов.
    • 4.6. Архивное дело.
    • 4.7. Машинопись.
    • 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
    • 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    • 4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
    • 4.11. Основы этики и эстетики.
    • 4.12. Правила делового общения.
    • 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
    • 4.14. Основы административного права и законодательства о труде.
    • 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
    • 4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю
    __________________________________________________.
    (предприятия; структурного подразделения организации)
  6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
  2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
  3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
  4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
  5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
  6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
  7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
  8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
  9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
  10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
  12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
  13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
  14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
  15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
  16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Читать еще -->  Побои административная ответственность или уголовная

ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

Важной обязанностью секретаря является соблюдение предписаний по обращению с документами для служебного пользования и закрытыми (конфиденциальными) материалами. Имея широкий доступ к входящей, исходящей и внутренней информации учреждения, секретарь всегда обязан помнить о своем служебном и гражданском долге защиты интересов государства. Систематизации подлежит не только письменная информация, но и сведения, поступающие по телефону. Обычно руководитель дает секретарю указания, с кем соединить его сразу же, с кем не соединять и какую информацию, принятую по телефону, передать ему устно или в письменном виде. Но на все возможные случаи указания дать невозможно.

Секретарю часто передают по телефону приглашения для его руководителя на различные совещания и деловые встречи. Если начальник в это время на месте, секретарю следует сейчас же согласовать с ним этот вопрос. Если же его нет, секретарь может записать это мероприятие в календарный план, если на это время в плане ничего не предусмотрено. Может возникнуть и такая ситуация: начальника нет на месте, его приглашают на важное совещание, но на это время в календарном плане уже записано другое мероприятие. В этом случае секретарю следует записать приглашение и сделать все возможное, чтобы быстрее уведомить об этом шефа.

В чем состоят должностные обязанности секретаря

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления: