Должностные обязанности ответственного секретаря

В чем состоят должностные обязанности секретаря

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь эту должность можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.

Должностная инструкция ответственного секретаря редакции

  1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  2. Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
  3. Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
  1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
  2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
  3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
  4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
  5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
  6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
  7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
  8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
  9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
  10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
  11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.

Должностные обязанности секретаря

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.
Читать еще -->  Предварительная апелляционная жалоба образец

Должностная инструкция секретаря руководителя

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Должностная инструкция ОТВЕТСТВЕННОГО СЕКРЕТАРЯ РЕДАКЦИИ

  1. Ответственный секретарь редакции относится к категории руководителей.
  2. На должность специалиста по сертификации назначается лицо, имеющее
    _____________________________________
    (высшее; среднее)
    профессиональное образование по специальности
    _____________________________________
    (“Журналистика”, “Полиграфия”, др.)
    стаж работы не менее
    _____________________________________.
    (3 лет; 4 лет; пр.)
  3. Ответственный секретарь редакции должен знать:
    • 3.1. Законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати.
    • 3.2. Специфику информационной работы.
    • 3.3. Основы газетно-журнального производства.
    • 3.4. Основы авторского права.
    • 3.5. Порядок заключения авторских договоров.
    • 3.6. Методы подготовки материалов в печать.
    • 3.7. Методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий.
    • 3.8. Стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала).
    • 3.9. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
    • 3.10. Основы организации труда и управления.
    • 3.11. Основы трудового законодательства.
    • 3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  4. Назначение на должность ответственного секретаря редакции и освобождение от должности производится руководителем организации по представлению
    _________________________________________.
  5. Ответственный секретарь редакции подчиняется непосредственно
    _________________________________________.
  6. На время отсутствия редактора по выпуску (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  1. Организует и контролирует внутриредакционную работу по планированию, своевременной и качественной подготовке материалов к печати.
  2. Осуществляет отбор материалов в газету (журнал), контролирует выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
  3. Руководит работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
  4. Совместно с редакторами отделов разрабатывает проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представляет их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
  5. Организует своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
  6. Руководит подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
  7. Обеспечивает соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
  8. Отвечает за выполнение сдачи материала в набор, контролирует прохождение номера, вносит по мере необходимости коррективы, осуществляет связь с типографией.
  9. Организует работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы, координирует работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
  10. Подготавливает договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спецредакторами и научными консультантами.
  11. Организует профессиональную учебу редакционного персонала.
Читать еще -->  Характеристика образец на бывшего работника

Ответственный секретарьДолжностная инструкция

1.3. Знает и применяет в деятельности:
— действующее законодательство по вопросам политики и информации;
— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы органов высшего уровня относительно деятельности главной редакции (студии, дирекции, творческого объединения);
— информацию об общественно-политических событиях, состояние и перспективы развития хозяйственной, научной и культурной жизни в стране и за рубежом;
— технические средства и технологию создания телевизионных (радио-) передач;
— основы авторского и трудового законодательства;
— экономику, организацию труда и управления;
— основы планирования и финансирования;
— формы и системы оплаты труда и материального стимулирования;
— нормативные акты и методические рекомендации из регламентации деятельности творческих работников;
— правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

2.11. Организует работу по подбору кадров, обеспечивает сочетание экономических и административных методов руководства, моральных и материальных стимулов в повышении эффективности теле-, радиопроизводства, качества теле-, радиопрограмм (передач), внедряет в практику работы коллектива прогрессивные формы организации и оплаты труда.

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Должностные обязанности секретаря судебного заседания

Секретарь суда является государственным гражданским служащим, и легкой данную должность не назовешь. Ведь этот сотрудник несет ответственность за ведение документооборота, а также занимается канцелярской работой, требующей повышенной внимательности, в судах различной юрисдикции. Его участие в судебном процессе заключается в основном в подготовке нормативной документации по делам, которые планируются к рассмотрению, и в последующем ведении протокола самого заседания.

  • в соблюдении Конституции РФ, федеральных законов и других нормативно-правовых актов, в т. ч. принятых субъектами РФ;
  • исполнении обязанностей согласно должностному регламенту;
  • исполнении приказов/распоряжений руководства суда;
  • соблюдении при исполнении своих обязанностей прав и законных интересов физических и юридических лиц;
  • поддержании необходимого уровня квалификации и ее повышении;
  • неразглашении сведений, которые стали известны в процессе работы, а также информации, представляющей государственную или коммерческую тайну;
  • сохранности имущества суда, в т. ч. предоставленного секретарю для исполнения его должностных обязанностей;
  • соблюдении требований к служебному поведению в соответствии со ст. 18 ФЗ «О гражданской службе»;
  • корректности при общении с гражданами — участниками процесса;
  • соблюдении ограничений, предусмотренных для гражданских служащих ФЗ «О гражданской службе» и иными нормативными актами;
  • недопущении поступков, способных опорочить честь и достоинство госслужащего;
  • соблюдении существующих правил, касающихся публичных выступлений и предоставления служебных данных;
  • проведении организационной и подготовительной работы в целях обеспечения приема граждан судьей;
  • осуществлении подготовительных мероприятий к проведению судебного заседания;
  • ведении журнала регистрации дел, подлежащих рассмотрению;
  • обеспечении явки всех участников предстоящего процесса с последующей отметкой времени, проведенного в суде, в повестках;
  • подготовке списка дел, назначенных к рассмотрению;
  • верном и полном изложении в протоколе действий участников процесса и решений суда, а также ознакомлении с ним по ходатайству участников;
  • оформлении материалов заседании и своевременной их сдаче в канцелярию суда;
  • ведении картотеки учетно-статистических данных на этапах принятия, рассмотрения и после него на электронных и бумажных носителях;
  • отправке и получении почтовой корреспонденции;
  • ознакомлении осужденных лиц с протоколами судебных заседаний и изготовлении копий документов суда по рассмотренным делам;
  • оформлении исполнительной документации и материалов, которые связаны с исполнением решения суда (приговора).
Читать еще -->  Как доказать долг в суде

О статусе и полномочиях ответственного секретаря центрального исполнительного органа Республики Казахстан

16) по согласованию с руководителем центрального исполнительного органа назначает на должности и освобождает от должностей руководителей территориальных органов и подразделений, за исключением работников, вопросы трудовых отношений которых в соответствии с законодательными актами отнесены к компетенции вышестоящих государственных органов и должностных лиц;

председательствует в заседаниях конкурсной комиссии, рассматривает заявки, подписывает протоколы вскрытия, допуска и об итогах проведения государственных закупок либо в случаях, установленных законодательством Республики Казахстан, возлагает данные полномочия на иных должностных лиц центрального исполнительного органа;

Обязанности секретаря делопроизводителя

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.
  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.